이사회를 준비하는 회사 실무자 check 사항

1. 이 안건은 주주총회인가 이사회 결의사항인가

이사회 안건에 대한 확인 '중요한 자산의 처분 및 양도, 대규모 재산의 차입, 지배인의 선임 또는 해임과 지점의 설치ㆍ이전 또는 폐지 등 회사의 업무집행 은 이사회의 결의'로 합니다. 주주총회는 법률과 정관에서 정해 놓은 사항만 결의하지만 이사회는 상법에 열거된 이사회 결의사항 외에도 회사의 업무집행과 관련된 사항이면 결의할 수 있습니다. 이사회를 준비하는 회사 실무자는 해당 안건이 주주총회 결의사항인지 이사회 결의사항인지 확인해야 합니다.

주주총회 결의사항을 정리하면 안건 배분 판단에 도움이 됩니다.

1. [참고자료] 주주총회 결의사항
2. 결의종류
3. 결의사항
4. 결의요건 / 비고
5. 특별결의
6. 정관의 변경(상 433조 1항)
7. 이사, 감사의 해임(상385조, 415)
8. 임의해산(상 518조)
9. 자본의 감소(상 438조)
10. 주식의 분할(상 329조의2), 주식의 할인발행(상 417조)
11. 제3자에 대한 전환사채・신수인수권부사채의발행(상 513조, 516조의2조)
12. 신설합병의 경우 설립위원의 선임(상 175조), 합병계약서의 승인(상 522조), 회사분할계획서・분할합병계약서의 승인(상 530조의3조)
13. 휴면회사의 계속(상 520조의2조)
14. 주식교환계약서의 승인(상 360의3조), 주식이전계획서의 승인(상 360조의16조)
15. 주식의 이익소각(상 343조의2조)
16. 주식매수선택권부여(상 340조의2조)
17. 영업 전부 또는 중요한 일부의 양도, 회사의 영업에 중대한 영향을 미치는 다른회사의 영업 일부의 양수(상 374조), 사후설립(상 375조)
18. 출석한 주주의 의결권의 3분의2이상의 수와 찬성주식수가 발행주식 총수의 3분의1 이상의 수(상 434조)
19. ※주 : 주식회사 이사회결의 요건은 특별, 보통 구별 없이 이사 과반수 출석과 출석이사의 과반수임. 따라서 대표이사의 선임, 해임은 정관에 주총권한으로 규정하지 아니한 경우 이사회에서 위 요건으로 선임, 해임가능(상 391조)
20. 보통결의
21. 이사, 감사, 청산인의 선임 및 그 보수의 결정(상 382조, 384조, 389조, 409조, 415조, 542조)
22. 청산회사의 재무제표 승인(상 533조), 청산종료의 승인(상 540조), 청산인의 해임(상 539조)
23. 재무제표의 승인(상 449조), 주식배당(상 462의2조)
24. 총회의장의 선임(상 366조의2조), 총회의 연기・속행(상 392조)
25. 이사가 1인인 회사의 경우 신주발행, 주식양도의 승인은 주주총회에서 결의함(상 383조 4항)
26. 출석한 주주의 의결권의 과반수와 찬성주식수가 발행주식 총수의 4분의 1이상의 수(상 368조)
27. 특수결의
28. 유한회사로의 조직변경(상 600조), 이사 또는 감사의 회사에 대한 책임면제(상 400조)
29. 주주전원 동의요

2. 이사회 일시와 장소는 어떻게 정하나

'이사회를 소집함에는 회일을 정하고 그 1주간전 에 각 이사 및 감사에 대하여 통지를 발송 하여야 한다. 그러나 그 기간은 정관으로 단축 할 수 있'습니다. 정관에 '이사회를 소집하는 이사는 이사회 회일 3일전에 각 이사 및 감사에게 통지하여 소집한다.'라고 정해 놓았을 경우 이사회는 소집통지 기간을 계산해서 개회 일시를 정해야 합니다. 주주총회는 본점소재지 또는 그 인접지나 정관에서 정한 장소에서마 개최할 수 있습니다. 그러나 이사회는 이러한 제한이 없으므로 원칙적으로 어디서나 이사회를 개최할 수 있습니다. 일부 이사가 이사회에 직접 출석할 수 없을 경우에는 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단을 이용하여 결의에 참여할 수 있으므로 이러한 방법도 고려해 볼 수 있습니다.

3. 누가 이사회를 소집할 수 있나

이사회 소집권자 확인 상법에 ' 이사회는 각 이사가 소집한다. 그러나 이사회의 결의로 소집할 이사를 정한 때에는 그러하지 아니하다.'라 정해 놓았습니다. 대부분의 회사들은 정관으로 이사회 소집권자를 정해 놓았는데. '이사회는 대표이사가 소집한다. '라 하거나, '.이사회는 대표이사가 소집한다. 그러나 이사회에서 따로 정한 이사가 있을 때에는 그러하지 아니하다. '라고 정해 놓았습니다. 그래서 실무계에서는 당연히 대표이사가 이사회 소집권자라 생각하는 경향이 있으나 그런 것은 아닙니다. 이사회 의장을 두는 회사의 경우에는 대부분 이사회 의장을 이사회 소집권자로 지정해 놓았습니다.

이사회 의장을 두지 아니한 회사의 경우에도 정관의 규정에 따라 간혹 이사회 결의로 대표이사가 아닌 이사(사실상 '회장')가 이사회 소집권자로 지정된 경우도 있습니다. 이사회 소집권자를 정해 놓지 않은 회사들도 있습니다. 이런 회사도 관례적으로 대표이사가 이사회를 소집해 왔으나, 상법에 따라 '각 이사'들이 이사회를 소집할 수 있습니다.

4. 소집통지서에는 무엇을 기재하나

소집통지서 작성 이사회 의안과 일시 및 장소와 소집권자를 확인하면 소집통지서를 작성합니다. 소집통지서에는 의안과 일시 장소가 기재되고 소집권자를 명시 합니다. 회사의 실무자가 이사회 소집통지를 하면서 소집통지권자의 직위와 성명을 기재하지 않는 경우가 있습니다. 왜 그렇게 하는지 물어보면 오래 전부터 그렇게 해 왔다.'라 말합니다. 이사회 소집통지서를 회사 실무자가 작성해서 발송하는 경우라 하더라도 소집통지서 발송의 주체는 이사회 소집권자입니다. 소집통지서에는 소집권자를 명시할 필요 가 있습니다.

이사회 의사록을 공증할 필요가 있을 때 에는 소집통지서에 개인인감증명서 1통과 인감도장을 지참하라고 안내 해야 합니다. 대표이사 해임 등과 관련한 이사회 를 개최하면서 '대표이사 해임'을 명시하지 아니하고 '기타안건' 등으로 처리할 경우 공증이나, 등기가 되지 않을 수 있으므로 이러한 경우에는 사전에 전문가와 상의 하는 것을 권해 드립니다.

5. 소집통지는 어떤 방법으로 하고 증거는 어떻게 남기나

실무를 하면서 소집통지서를 발송하는 수단을 정해 놓은 정관을 본 적이 없습니다. 정관에 이사회 소집통지 방법을 특정해 놓았을 경우에는 그에 따라 이사회 소집통지를 해야 하나 특별하게 그 방법을 정해 놓지 않았다면 서면 또는 유무선 통화, 전자문서로 통지할 수 있습니다. 이메일, 문자, 카톡, 텔레그램 모두 전자문서에 해당 합니다. 경영권 분쟁이 있을 때에는 정관에서 정한 기일내에 소집통지를 했는지 여부가 중요합니다. 이럴 때에는 소집통지를 한 근거를 반드시 확보해 두어야 합니다.

6. 소집통지는 누구에게 보내야 하나

이사회 소집통지 대상에 대한 확인 이사 및 감사가 이사회에 출석하므로 이사와 감사 전원에게 이사회쇱통지를 발송합니다. 다만 이사가 이사회 개최일에 임기만료로 퇴임하거나, 주주총회에서 선임된 이사가 주주총회 직후에 개최되는 이사회에 참석해야 할 경우에는 누가 해당 이사회에 이사의 자격으로 출석을 하는지 미리 점검하고, 이에 따라 이사회 소집통지를 합니다. 예를 들어 1월 13일 이사회 소집통지를 하는데, 이사회 일은 1월 17일 오후 2시입니다. 그런데 1월 17일 오전 9시에 주주총회를 열어 신임 이사를 선임할 예정입니다. 이 이사에게 이사회 소집통지를 어떻게 할 것인지가 문제가 될 수있습니다. 신임이사가 협조할 경우에는 해당 이사회에 대한 소집통지절차 생략동의서에 신임이사의 날인을 받거나, 아니면 해당 이사가 주주총회에서 선임될 것을 조건으로 해서 정관에서 정한 기일 이전에 이사회 소집통지서를 발송할 수 있습니다.

7. 회의 준비물과 출석공증은 무엇을 확인하나

1. 회의장소, 의사봉, 마이크 시설, 녹음 및 촬영시설, 실무자 배석, 의안 설명서 등을 준비 합니다.

출석 공증 여부에 대한 확인 대표이사 선임이나 해임 등 이사회 결의사항에 등기사항이 포함된 경우에는 이사회 의사록을 공증합니다. 그런데 이사회에 출석한 이사나 감사가 공증용 인감증명서 등을 제공하지 아니하면 이사회의사록을 공증할 수 없는 경우가 발생합니다. 특히, 대표이사 해임의 경우 에는 공증인이 직접 이사회에 출석하여 회의 상황을 확인하는 출석공증의 방법에 의하지 아니하면 공증을 해 주지 아니하므로안건에 따라 출석공증이 필요한지 반드시 확인 해 보아야 합니다. 만약 출석공증이 필요할 경우에는 사전에 공증인을 섭외해 두어야 합니다.

이사회 시나리오 작성 회사의 규모가 클 수록 이사회 시나리오를 작성합니다. 대표이사 해임 등 경영권 분쟁이 있는 경우에도 이사회 시나리오를 작성합니다. 시나리오를 작성할 때에는 이사회에서 발생할 수 있는 사건을 경우에 수에 따라 분류하고, 각각 어떻게 대응할 것인지, 의장이 어떤 멘트를 할 것인지 세밀하게 준비해야 합니다.

8. 의장이 출석하지 않으면 누가 의장이 되나

의장이 출석하지 아니할 경우 대응방안의 수립 의장이 이사회에 출석하지 아니할 것으로 예상되는 경우 누구를 (임시)의장으로 할 것인지 대응방안을 수립합니다. 의장이 이사회에 출석하지 아니할 경우 누구를 (임시)의장을 할 것인지에 대해서 정관으로 그 순서를 정해 놓은 경우에는 반드시 정관에서 정한 순서에 따라 (임시)의장을 해야 합니다. 만약 정관에 ' 이사회의 의장은 대표이사로 한다. 대표이사가 출석을 하지 아니하였을 때에는 이사회에서 임시의장을 선임할 수 있다. '라 되어 있다면 이사회 의장이 이사회에 출석하지 아니할 경우에는 출석한 이사들이 임시의장을 선임할 수 있습니다. 그런데 정관에 '이사회 의장이 유고일 경우에는 부사장, 전무, 상무, 이사의 순으로 의장이 된다.'라고 정해 놓았다면 이 순서로 이사회 의장이 됩니다. 다만, 이사회 의장은 이사만 할 수 있으므로 예를 들어 부사장이 이사가 아닐 경우에는 이사회 의장이 될 수 없습니다.

9. 의안별 특별이해관계인이 있는지 어떻게 확인하나

이사회 의안 별 특별이해관계인이 있는 지 여부에 대한 확인 이시회 의안별로 특별이해관계인이 있는 지 여부를 미리 확인합니다. 대표이사의 선임이다 해임의 경우 선임되는 이사나 해임되는 이사가 특별이해관계인이 되는 것이 아니므로, 해당 의안에 대해 의결권을 행사할 수 있습니다. 회사와 이사가 거래하는 안건을 승인하는 경우에는 해당 이사는 특별이해관계인이 되므로 해당 의안에 의결권을 행사할 수 없습니다.

10. 감사는 이사회에서 어떤 지위로 참석하나

감사가 이사회에 출석할 경우 감사는 이사회에 출석하고, 이사회에 출석했을 경우에는 의견을 진술 할 수 있습니다. 다만 의결권이 없습니다. 감사가 이사회에 출석할 경우 이사회를 준비하는 실무자는 이 부분에 대해 숙지하고 있어야 합니다.

11. 의안에 반대하는 이사가 있으면 어떻게 하나

의안에 대해 반대하는 이사가 있는 경우 상법에 따라 '의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재 하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야' 합니다. 의안에 반대하는 이사가 있을 때에는 이사회에서 반대이유를 개진하도록 권유하고 이를 의사록에 기재해야 합니다.

12. 의사록은 어떻게 작성·보관하나

이사회 의사록을 공증할 때에는 원본을 2부 또는 3부를 작성(부수는 법무사사무실과 사전에 협의요)합니다. 의사록을 공증하지 아니할 때에는 1부를 작성합니다. 의사록 말미에 이사와 감사가 기명날인 또는 서명을 합니다. 반드시 간인을 할 필요는 없으나, 공증을 할 때에는 간인을 하고, 서명을 할 때에도 의사록 반을 접어서 앞장과 뒷장에 연이어 서명을 합니다. 공증을 하지 않고 회사 내부에 보관하고 경우에도 간인을 하거나, 같은 방법으로 서명을 받아 두는 것이 좋습니다. 일부 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의해 이사회 결의에 참가했을 경우 에는 이를 어떻게 의사록에 반영할 것인지, 의사록에 기명날인 또는 서명을 어떻게 할 것인지 정해 두는 것이 좋습니다.

기명날인 또는 서명을 거부하는 이사나 감사가 있을 경우 의사록에 기명날인 또는 서명을 거부하는 이사나 감사가 있을 경우 거래하는 법무사사무실이나 공증사무실과 상의하여 어떻게 할 것인지 결정합니다. 의사록을 공증해야 할 경우 공증인이 출석공증을 할 경우에는 출석한 이사나 감사의 신분증을 사전에 복사해 두고, 회의 전 공증인에게 제시합니다. 서면으로 이사회의사록을 공증할 경우에는 공증용위임장에 인감을 날인하고, 인감증명서 1부를 첨부합니다. 이사회 의사록 보관과 열람 회사가 정한 방법에 따라 이사회의사록을 보관합니다. 주주는 영업시간내에 이사회의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있습니다. 회사는 이이 청구에 대하여 이유를 붙여 이를 거절할 수 있습니다. 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회의사록을 열람 또는 등사할 수 있습니다.

13. 이사회를 연회·속행할 수 있나

이사회도 주주총회에 마찬가지로 의안의 심사에 들어가지 아니하고 연회를 하거나, 의안의 심사에 들어간 후 속회를 할 수 있습니다. 다만 의장이 일방적으로 연회나 계속회를 결정할 수 없으며, 이사회에서 연회나 계속회를 결의해야 합니다. 결의를 할 때에는 시간과 장소도 정해야 합니다.

14. 참고 — 이사회 관련 상법 규정과 정관 규정 사례

원문이 정리해 둔 이사회 관련 상법 조문과 정관 규정 사례를 그대로 옮겨 둡니다.

제391조(이사회의 결의방법)

①이사회의 결의는 이사과반수의 출석과 출석이사의 과반수로 하여야 한다. 그러나 정관으로 그 비율을 높게 정할 수 있다.

②정관에서 달리 정하는 경우를 제외하고 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 아니하고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다. 이 경우 당해 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 본다.

③ 제368조제3항 및 제371조제2항 의 규정은 제1항의 경우에 이를 준용한다.

이사회 관련 정관규정 사례

제42조(이사회의 구성과 소집)

① 이사회는 이사로 구성하며 이 회사 업무의 중요사항을 결의한다.

② 이사회는 대표이사가 소집한다. 그러나 이사회에서 따로 정한 이사가 있을 때에는 그러하지 아니하다.

③ 이사회를 소집하는 이사는 이사회 회일 3일전에 각 이사 및 감사에게 통지하여 소집한다. 그러나 이사 및 감사 전원의 동의가 있을 때에는 소집절차를 생략할 수 있다.

④ 이사회의 의장은 대표이사로 한다. 대표이사가 출석을 하지 아니하였을 때에는 이사회에서 임시의장을 선임할 수 있다. 다만, 제2항의 단서에 따라 이사회의 소집권자를 이사회에서 따로 정한 경우에는 그 이사를 의장으로 한다.

제43조(이사회의 결의방법)

① 이사회의 결의는 이사 과반수의 출석과 출석이사의 과반수로 한다. 다만 상법

제397조의2(회사기회유용금지) 및

제398조(자기거래금지)에 해당하는 사안에 대한 이사회 결의는 이사 3분의 2 이상의 수로 한다.

② 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 아니하고 모든 이사가 음성을 동시에 송･수신하는 통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다. 이 경우 당해 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 본다.

③ 이사회의 결의에 관하여 특별한 이해관계가 있는 자는 의결권을 행사하지 못한다.

제44조(이사회의 의사록)

① 이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성하여야 한다.

② 의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다.