주주총회 소집통지서가 반송된 경우
주주총회 소집통지서 반송과 발송 의무는 무엇이 다른가요?
주주명부상 주소로 소집통지서를 발송하면 회사는 통지 의무를 다한 것이고, 반송되더라도 도달 여부는 따지지 않습니다.
폐문부재나 이사로 반송된 경우에도 주주명부상 주소로 발송했다면 다시 발송할 의무는 없습니다.
주주명부상 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 처음부터 소집통지서를 발송하지 않아도 됩니다.
실제 거주지를 아는 경우에도 그곳으로 발송할 법률상 의무는 없고, 서비스 차원에서 발송할 수 있습니다.
1. 통지서가 반송되어도 발송으로 의무를 다 했나요?
주주총회소집통지서를 서면으로 주주에게 발송을 했습니다. 그런데 '폐문부재' 또는 '이사' 등의 이유로 주주총회소집통지서를 동봉한 우편이 반송되었습니다. 이럴 때 어떻게 해야 할까요?
회사는 주주의 주소를 주주명부에 기재해야 합니다. 주주가 이사 등으로 주소를 변경한 경우에는 회사에 주주가 변경되었다는 사실을 알리고 주주명부상의 주소를 바꾸어 달라 요청해야 합니다. 주주명부를 정상적으로 관리해 오던 회사가 주주총회소집통지서를 주주명부상의 주주에게 발송하였는데 폐문부재로 반송되어 왔습니다 폐문부제이므로 출타하였다가 다시 집으로 돌아 올 수 있습니다. 이때 회사가 다시 주주총회소집통지서를 발송할 것인지 주총 담당자 입장에서는 고민이 아닐 수 없습니다. 회사는 주주명부상의 주소지로 주주총회소집통지서를 발송하면 그 의무를 다한 것입니다.
그것이 도달되었는지 여부를 따지지 않습니다. 이를 '발송주의' 라 합니다. 회사가 주주의 실제 거주지를 아는 경우도 있습니다. 회사 담당자가 염법에게 실제 거주지를 아는데 어떻게 했으면 좋겠냐고 물어보면, 저는 주주에 대한 서비스 차원에서 실제 거주지로도 주주총회 소집통지서를 발송하라고 조언을 합니다. 다만 그러한 법률상 의무가 없다는 말도 덧붙입니다. 주주가 이사를 갔을 경우도 마찬가지입니다.
상법 제363조 제1항(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다.
2. 주주명부에 주소는 어떻게 관리하나요?
상법 제352조 제1항(주주명부의 기재사항)①주식을 발행한 때에는 주주명부에 다음의 사항을 기재하여야 한다.
회사는 주주명부상의 주소지로 소집통지서를 발송하면 의무를 다한 것이므로, 폐문부재로 반송되더라도 다시 발송할 의무는 없습니다.
3. 반송이 계속되면 통지를 아예 생략할 수 있나요?
주주명부상의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 해당 주주에게 처음부터 주주총회 소집통지서를 발송하지 않아도 됩니다. 상법에 그러한 조항이 있습니다.