대표권 있는 임원의 퇴임으로 인한 변경등기를 신청하는 경우 신청서에 주소증명서면을 첨부하여야 하는지 여부

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2024-10-30

대표이사 퇴임 변경등기에서 퇴임 증명 서면과 주소증명서면은 어떻게 다르게 취급되나요?

결론

대표권 있는 임원의 퇴임 변경등기에서 등기관이 요구하는 것은 퇴임을 증명하는 서면이고, 주소를 증명하는 서면은 특별한 사정이 없으면 첨부할 서면이 아닙니다.

등기부상 대표이사 주소와 개인인감증명서상 주소가 다르면 등기관이 전주소 이력이 나오는 주민등록초본을 첨부하라는 보정을 명하는 경우가 많습니다.

다만 성명과 주민등록번호가 인감증명서와 일치하면 원칙적으로 주소 불일치만으로 문제 삼을 사안이 아니며, 주소가 일치할 때에는 주민등록초본을 첨부할 필요가 없습니다.

1. 왜 대표이사 퇴임등기에 주민등록초본을 습관적으로 첨부하게 되었나

법무사 일을 하다 보면 등기를 신청할 때 습관적으로 여러 서류들을 첨부하는 경우가 있습니다. 예를 들면 회사 등기를 신청할 때 등기의 내용과 관계없이 습관적으로 회사 정관을 첨부하는 경우가 참 많습니다. 주식회사의 대표이사가 퇴임등기를 할 때에도 퇴임을 하는 대표이사의 주민등록초본을 첨부하는 예가 많습니다.

염법이 근무하는 사무실에서도 그런 사례들이 있어서 담당자에게 물어봅니다.

[대표이사 퇴임등기를 할 때 왜 항상 대표이사 주민등록초본을 첨부하나요? 혹시 무슨 이유가 있어요?] [법무사님, 대표이사 퇴임등기를 할 때 전주소 이력이 나오는 주민등록초본을 첨부하지 않으면 등기관이 대표이사의 전주소 이력이 나오는 주민등록초본을 첨부하라는 보정이 나오는 경우가 많아서 그렇습니다.] 전주소가 나오는 주민등록초본을 첨부하지 않을 때 등기관이 보정을 명하는 경우가 많아서, 아예 처음부터 주민등록초본을 달라고 해서 등기신청서류에 첨부한다는 말이었습니다.

2. 등기부 주소와 인감증명서 주소가 다를 때 보정이 나오는 이유는 무엇인가

일응 수긍이 가긴 하지만, 염법 그 이유를 설명해 줍니다.

[대표이사가 사임서에 개인인감을 날인하면, 개인인감증명서를 첨부합니다. 등기되어 있는 대표이사의 주소와 개인인감증명서상의 주소가 다를 경우에는 이 주소가 일치되지 않기 때문에 등기관이 대표이사의 전 주소가 나오는 주민등록초본을 첨부하라고 보정을 명할 수 있습니다. 그러나 등기된 대표이사의 성명과 주민등록번호가 개인인감증명서의 그것과 일치하므로, 원칙적으로는 등기부등본과 인감증명서 상의 주소가 다르다 하더라도 성명과 주민등록번호가 일치한다면 등기관이 이를 문제삼을 것은 아니라 생각합니다. 어쨌든 등기부등본상의 대표이사의 주소와 개인인감증명서상의 주소가 일치할 경우에는 주민등록초본을 첨부할 필요가 없으니 이 경우에는 대표이사 변경등기 신청서에 주민등록초본을 첨부해 주지 마셔요.]

3. 주소증명서면은 원칙적으로 첨부할 서면이 아닌가

이 문제에 관한 상업등기선례의 질의회답이 그 답의 근거입니다.

대표권 있는 임원의 퇴임으로 인한 변경등기를 신청하는 경우 신청서에 주소증명서면을 첨부하여야 하는지 여부에 관한 상업등기선례 대표권 있는 임원의 퇴임으로 인한 변경등기를 신청하는 경우 신청서에 주소증명서면을 첨부하여야 하는지 여부 제정 2013. 5. 14. [상업등기선례 제2-38호, 시행 ]

대표권 있는 임원의 퇴임으로 인한 변경등기를 신청하는 경우 신청서에 그 퇴임을 증명하는 서면을 첨부하여야 하는데, 주소를 증명하는 서면은 특별한 사정이 있는 경우가 아니면 첨부하여야 하는 서면이 아니다.

(2013. 5. 14. 사법등기심의관－1781 질의회답)

퇴임 변경등기에서 등기관이 요구하는 것은 어디까지나 퇴임을 증명하는 정보입니다.

상업등기규칙 제130조(이사 등의 취임 또는 퇴임으로 인한 변경등기)이사, 대표이사, 집행임원, 대표집행임원, 감사 또는 감사위원회 위원의 취임 또는 퇴임으로 인한 변경등기를 신청하는 경우에는 그 취임승낙 또는 퇴임을 증명하는 정보를 제공하여야 한다.

법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20250131

4. 이 선례가 함께 참조한 판례와 선례는 무엇인가

참조조문 : 상법 제180조, 제183조, 제269조, 제317조, 제549조, 상업등기법 제64조, 제77조, 제81조, 제109조, 상업등기규칙 제59조

참조판례 : 대법원 2008. 12. 15.자 2007마1154 결정

대법원 2008.12.15 선고 2007마1154 — 등기관처분에대한이의[1] 등기공무원이 일단 등기신청인의 등기신청을 받아들여 그 등기절차를 완료한 적극적인 처분을 하였을 때에는 비록 그 처분이 부당한 것이었다 하더라도 구 비송사건절차법(2007.

7. 27. 법률 제8569호로 개정되기 전의 것) 제234조 제1항 각 호에 해당하지 아니하는 한, 소송으로 그 등기의 효력을 다투는 것은 별론으로 하고, 같은 법 제239조에 의한 이의의 방법으로는 그 말소를 구할 수 없다.[2] 구 비송사건절차법(2007. 7. 27. 법률 제8569호로 개정되기 전의 것) 제234조 제1항 제2호가 정하는 ‘등기된 사항에 관하여 무효의 원인이 있는 때’라 함은 등기신청 당시 제출된 자료만으로도 등기된 사항에 관하여 무효의 원인이 있음이 외형상 명백히 밝혀진 때를 말한다.[3] 구 비송사건절차법(2007.7. 27. 법률 제8569호로 개정되기 전의 것) 제158조에 의하면 등기관은 접수번호의 순서에 따라 등기를 하여야 하므로, 동일한 등기사항에 관하여 양립할 수 없는 내용의 등기신청이 순차로 접수된 경우 먼저 접수된 등기신청에 같은 법 제159조 각 호의 사유가 없는 이상 선행 등기신청에 따라 등기를 실행한 후 나중에 접수된 등기신청은 "사건이 그 등기소에 이미 등기되어 있는 때"에 해당한다고 보아 같은 법 제159조 제3호에 따라 그 신청을 각하하여야 한다.[4] 원칙적으로 등기공무원은 등기신청에 대하여 실체법상의 권리관계와 일치하는지 여부를 심사할 실질적 심사권한은 없고 오직 신청서 및 그 첨부서류와 등기부에 의하여 등기요건에 합당하는지 여부를 심사할 형식적 심사권한밖에는 없다.따라서 등기관이 구 비송사건절차법(2007. 7. 27. 법률 제8569호로 개정되기 전의 것) 제159조 제10호에 의하여 등기할 사항에 관하여 무효 또는 취소의 원인이 있는지 여부를 심사할 권한이 있다고 하여도 그 심사방법에 있어서는 등기부 및 신청서와 법령에서 그 등기의 신청에 관하여 요구하는 각종 첨부서류만에 의하여 그 가운데 나타난 사실관계를 기초로 판단하여야 하고, 그 밖에 다른 서면의 제출을 받거나 그 외의 방법에 의해 사실관계의 진부를 조사할 수는 없다.판례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 판례 원문 보기

참조선례 : 상업등기선례 1-140, 상업등기선례 1-143

자주 묻는 질문

등기부 주소와 인감증명서 주소가 다를 때 주민등록초본을 빼면 어떻게 되나요?

성명과 주민등록번호가 일치하면 원칙적으로 주소 불일치만으로 문제 삼을 사안은 아닙니다. 그럼에도 실무상 전주소 이력이 나오는 주민등록초본을 첨부하라는 보정이 나오는 경우가 많습니다.

퇴임 변경등기 신청서에 회사 정관처럼 습관적으로 첨부하는 서면도 있던데, 어디까지가 필요한 서면인가요?

대표권 있는 임원의 퇴임 변경등기에서 첨부할 서면은 그 퇴임을 증명하는 서면입니다. 주소를 증명하는 서면은 특별한 사정이 있는 경우가 아니면 첨부하여야 하는 서면이 아닙니다.

퇴임 변경등기 신청서를 꾸릴 때는 퇴임 증명 서면을 갖추고, 주소증명서면은 주소 불일치라는 특별한 사정이 있을 때에만 전주소 이력이 나오는 주민등록초본으로 대응하는 것이 보정을 줄이는 실무의 출발점입니다.

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