이사회의사록에 막도장을 날인 해도 되는지 여부/이사회의사록에 반드시 인감도장을 날인해야 하는지 여부
이사회의사록에 인감도장 대신 막도장을 찍어도 되나요?
인감도장이 아니어도 이사회의사록은 유효하게 성립합니다. 상법 제391조의3 제2항은 출석한 이사 및 감사의 기명날인 또는 서명을 요구할 뿐 인감 날인을 강제하지 않습니다. 다만 금융기관에 제출하거나 공증을 하는 경우에는 개인인감 날인과 인감증명서 첨부를 요구받을 수 있습니다.
1. 이사회의사록에는 어떤 방식으로 서명·날인해야 하나요
자회사 대출보증을 승인하는 이사회를 개최하고 의사록을 작성했습니다. 의사록에 출석한 이사 및 감사가 반드시 인감도장을 날인해야 하는지 요?
먼저 상법이 이사회의사록의 작성과 서명·날인에 대해 정한 규정부터 확인하겠습니다.
상법 제391조의3 제2항(이사회의 의사록)②의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다.
따라서 상법규정에 따르면 이사회의사록에 출석한 이사 및 감사가 도장을 날인하지 않고, 서명만 할 수 있으며, 날인할 때도 반드시 인감을 날인할 필요가 없습니다.
2. 회사만 이사회 의사록을 보관하는 경우
출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명을 하면 됩니다. 기명날인할 경우 인감도장일 필요는 없습니다. 회사가 가지고 있는 임원도장을 날인하는 경우도 많으나 분쟁이 발생할 수도 있으므로 가급적 서명을 하는 것이 좋다고 생각합니다.
3. 금융기관 등 제3자에게 의사록을 제출하는 경우
그런데 자회사 대출보증을 승인하는 이사회의사록을 금융기관 등 제3자에게 제출할 경우, 이를 받는 금융기관 등이 의사록에 개인인감을 날인하고, 인감증명서를 첨부할 것을 요구할 때에는 어쩔 수 없이 인감을 날인하고 인감증명서를 첨부해야 합니다.
4. 이사회 의사록을 공증하는 경우
이사회의사록을 공증하는 경우 많은 공증사무실이 이사회에 참석한 이사 및 감사의 개인인감을 날인할 것을 요구하고 있습니다. 의사록의 진위 여부에 대한 다툼이 있기 때문입니다.
따라서 이때에는 공증을 하는 공증사무실에 전화를 하셔서 사전에 확인해 보는 것 이 좋습니다.
5. 이사의 의사록 기명날인 또는 서명과 관련한 상법규정
제2항은 기명날인 또는 서명의 방식을 정하고 있습니다.