정기주주총회 소집통지서(사례 포함)

1. 정기주주총회는 언제까지 열어야 하나요

정기주주총회 개최 기한

정기주주총회는 결산기 종료일로부터 3월 이내에 개최합니다. 2025년 12월 31일이 결산기 종료일인 회사라면 2026년 3월 31일까지 정기주주총회를 개최해야 합니다.

2. 누가 소집을 결정하고 통지서를 발송하나요

2. 정기주주총회소집결정

이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되어 있는 회사는 이사회의 결의로 정기주주총회 소집을 결정합니다. 소집통지서는 대표이사가 발송하며, 집행임원이 있는 회사는 대표집행임원이 발송합니다. 자본금 10억원 미만인 회사로 이사의 수가 1인인 경우에는 그 이사가, 이사의 수가 2인인데 대표이사가 있는 경우에는 대표이사가 주주총회소집통지서를 발송합니다.

3. 소집통지서에 무엇을 기재하나요

오늘은 최정기주주총회소집통지서에 기재해야할 필수사항을 알아봅니다. 정기주주총회 일시와 장소, 안건(회의 목적사항)을 기재해야 합니다. 영업보고나 감사보고를 기재할 수 있으나 이를 기재하는 경우는 많지 않습니다.

안건의 종류에 따라 기재 내용이 달라집니다.

1. 1)이사선임의 건일 경우 : 사내이사 0명 선임의 건 처럼 선임될 이사의 종류를 기재하고, 선임하는 이사의 수를 기재합니다.
2. 2)정관변경의 경우 : 정관변경사항을 기재 합니다. 정관 신구대조표를 첨부 합니다.
3. 3)감자의 경우 : 감자방법을 기재 합니다.
4. 4)합병이나 분할/분할합병의 경우 : 합병이나 분할/분할합병의 요령 등을 기재해야 합니다. 비상장회사는 합병계약서나 분할계획서나 분할합병계약서를 첨부하는 것이 일반적입니다. 주주가 주식매수청구권을 행사할 경우에는 이에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재합니다.
5. 5)비상장회사의 경우에는 임원의 성명이나 약력 등을 기재할 필요는 없습니다.
6. 6)재무상태표 : 정기주주총회소집통지서에 별첨하지 않습니다. 주주에 대한 서비스 차원에서 재무상태표를 별첨하는 회사도 있습니다.
7. 7)임원보수에 관한 사항 : 소집통지서에 그 액을 기재하지 않는 경우가 대부분입니다.

4. 법인인감을 꼭 날인해야 하나요

8)법인인감 날인 여부

주주총회소집통지서에 법인인감을 날인하고 발송할 것을 권해 드립니다. 다만 실무에서는 대표이사 성함 옆에 (직인생략)이라는 문구를 기재한 후, 직인을 날인하지 않는 경우도 많이 있습니다. 주주총회 소집절차에 대한 다툼이나, 안건에 대한 다툼, 경영권 분쟁이 예상될 경우에는 반드시 법인인감을 날인 한 후, 주주총회소집통지서를 발송하시는 것이 좋습니다.

5. 소집통지서 견본은 어떻게 생겼나요

실무에서 쓰는 소집통지서의 형식을 견본으로 확인합니다.

1. 주주 여러분께
2. 정기주주총회 소집통지서
3. 주주님의 건승과 댁내의 평안을 기원합니다.
4. 당사는 정기주주총회를 아래와 같이 개최하오니 참석하여 주시기 바랍니다.
5. 아 래 -
6. 1. 일 시 : 2026년 3월 25일(수요일) 오전 10시 00분
7. 2. 장 소 : 본점 대회의실
8. 3. 회의목적사항
9. 제1호 의안 재무제표 승인의 건
10. 제2호 의안 배당의 건
11. 제3호의안 사내이사 2인 선임의 건
12. 제4호의안 감사 선임의 건
13. 제5호 의안 임원보수한도 승인의 건
14. 4. 주주총회 참석 시 준비물
15. 직접행사 : 신분증, 인감도장이 날인된 공증용 위임장, 인감증명서
16. (발급 후 3개월 이내의 것)
17. 대리행사 : 위임장(주주와 대리인 인적사항 기재, 인감날인), 대리인 신분증,
18. 주주의 인감도장이 날인된 공증용 위임장, 인감증명서(발급 후 3개월 이내)
19. 2026년 3월 13일
20. 00 주식회사
21. 대표이사 000 (직인)

6. 소집기간을 단축할 때는 어떤 서류를 받나요

5. 주주총회소집통지서 기간단축동의서(별첨서류)

1. 정기주주총회의 소집기간을 단축하여 개최할 때 총주주로부터 받는 기간단축동의서입니다.
2. 주주총회소집기간을 단축하지 아니할 경우에는 이를 별첨하지 않습니다
3. 막도장을 날인하거나, 서명을 해도 무방합니다. 다만 주주 본인의 의사를 확인하는 것이 중요합니다.
4. 자본금 10억원 미만일 경우 주주총회소집절차를 생략할 때에는 정기주주총회소집절차생략동의서를 받습니다.

기간단축동의서의 견본은 아래와 같습니다.

1. 정기주주총회소집 기간단축동의서
2. 주식회사 00 귀중
3. 본인은 귀사의 주주로써 2026년 3월 25일 개최하되는 정기주주총회의 소집기간을 단축하는데 동의합니다.
4. 년 월 일
5. 주주 (인)

7. 참석장과 위임장은 어떻게 첨부하나요

1. 주주 본인이 정기주주총회에 직접 출석할 경우 본 참석장에 날인하거나 서명해서 주주총회장에서 진행요원에게 제출합니다.
2. 이 참석장을 제출하지 아니하여도 주주 본인이 확인될 경우 회사는 주주총회 참석을 거부할 수 없습니다.
3. 대리인이 참석할 경우 위임장을 작성하고, 주주의 인감을 날인한 후 인감증명서를 첨부합니다.
4. *참석장과 위임장을 한 장의 서류로 작성하여 주주총회소집통지서에 별첨합니다.

참석장과 위임장의 견본은 아래와 같습니다.

1. 주주총회 참석장
2. 소유주식: 주
3. 의결권수: 주
4. 일시: 2026년 3월 25일(수요일) 오전 10시 00 분
5. 장소: 본점 대회의실
6. 2026년 3월 5
7. 주주 000 (인)
8. 위 임 장
9. 소유주식: 주
10. 의결권수: 주
11. 본인은 2026년 3월 25일에 개최되는 00 주식회사의
12. 주주총회에 참석하여
13. 부의안건에 대하여 의결권을 행사하는 권한을 아래 대리인에게 위임합니다.
14. 대리인(수임인)
15. 성명
16. 주민등록번호
17. 2026년 월 일
18. 본인(위임인) (인)
19. ※주주총회 참석 시 지참하여야 할 서류
20. 직접행사: 신분증
21. 대리행사: 위임장(주주와 대리인의 인적사항 기재, 인감날인,
22. 인감증명서 첨부), 대리인 신분증

8. 의사록 공증을 위한 위임장도 별첨하나요

1. 주주총회의사록을 공증할 경우 공증용위임장을 소집통지서에 별첨합니다.
2. 주주는 의사록 공증을 위해 위임장에 인감날인 + 인감증명서(공증일 기준 3개월 전) 1통을 첨부합니다.

공증용 위임장의 견본은 아래와 같습니다.

1. 위 임 장
2. 수
3. 임
4. 인
5. 위의 사람을 본인의 대리인으로 정하여 법무법인 민주에서 다음 사서증서 의 인증 을 촉탁하는 일체 권한을 위임합니다.
6. (자기대리 및 쌍방 대리행위를 승락함)
7. 다 음
8. 00 주식회사 정기주주총회의사록
9. 위임인
10. 성명 : 주주 (인감)
11. 주소 :
12. 위임인
13. 성명 :
14. 주소 :
15. 위임인
16. 성명 :
17. 주소 :
18. 위임인
19. 성명 :
20. 주소 :
21. 위임인
22. 성명 :
23. 주소 :
24. 위임인
25. 성명 :
26. 주소 :

9. 서면에 의한 의결권 행사는 어떻게 안내하나요

정관에 주주들이 서면으로 의결권을 행사할 수 있도록 정한 경우에는 정기주주총회 소집통지서에 서면에 의한 의결권 안내문을 첨부하여 발송하는데, 그 사례는 아래와 같습니다.

서면투표 행사 안내문의 견본은 아래와 같습니다.

1. 서면투표 행사 안내
2. 본 회사는0 000 등의 승인을 위해 2026년 3월 25 일 정기기주주총회를 개최합니다. 본 회사의 주주는 본 회사 정관 조에 따라 이 주주총회에 직접 참석하지 아니하고, 서면결의로 찬반을 행사할 수 있습니다.
3. 만약 서면결의로 찬반을 행사하고자 하는 주주는 아래 서면결의통지서를 작성하여 2026년 3월 20 일 영업시간마감 전까지 본 회사에 송부하여 주시기 바랍니다.
4. 별첨 : 의안 설명서
5. 주식회사 000
6. 대표이사 000 (법인)
7. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8. 서면결의 통지서
9. 귀사의 주주로써, 귀사의 2026년 3월 25일 정기주주총회의 안건에 대해 아래와 같이 서면결의합니다.
10. 의 안
11. 찬 성
12. 반 대
13. 제1호의안(00승인의 건)
14. 제2호의안(000)
15. 제3호의안(정관일부 변경의 건)
16. 년 월 일
17. 주주 (인)