주주총회의사록 공증을 할 때 주주에게 받아야 할 서류
주주총회의사록 공증을 받을 때 주주에게서 어떤 서류를 받아야 하나요?
주주총회 의안에 등기사항이 있으면 주주총회의사록에 인증(실무상 '공증')을 받아야 합니다.
그때 출석 주주에게서 인감을 날인한 공증용 위임장과 인감증명서를 받습니다.
인감증명서는 공증하는 날 기준 3개월 이내의 것이어야 하고, 가급적 주총일 기준 최근의 것을 받아 두는 것이 좋습니다.
재무제표 승인이나 임원 보수한도 변경, 주식매수선택권 부여 결의는 등기사항이 없으므로 의사록을 공증하지 않습니다.
위임장은 모든 출석 주주에게 받을 필요 없이, 결의 정족수(보통결의 또는 특별결의 요건)를 충족하는 주식수를 가진 주주의 것만 받으면 됩니다.
1. 주주총회의사록에 누가 서명하나요?
주주총회가 끝나고 나면 주주총회 의사록을 작성합니다. 주주총회 의사록에는 의장과과 참석한 이사가 기명날인 또는 서명을 합니다. 감사나 주주는 주주총회의사록에 기명날인 또는 서명을 할 권한이나 의무가 없습니다. 가끔 감사나 이사가 주주총회의사록에 기명날인 또는 서명을 하는데 실무계에서는 이러한 주주총회의사록도 그대로 통용합니다.
2. 어떤 주주총회의사록을 공증(인증)해야 하나요?
주주총회 의안에 등기사항이 있을 경우에는 인증을 받습니다. 주주총회의사록은 사서증서에 해당하므로, 인증이라 하지만, 실무계에서 '공증'이라 널리 사용하므로 그대로 주주총회 공증이라 하겠습니다.
대표적인 등기사항을 열거해 봅니다. 이사나 감사의 선임, 또는 대표이사 선임(이사가 2인일 경우 주주총회에서 대표이사를 선임합니다. 이사가 3인 이상인 회사의 정관에 대표이사를 주주총회에서 선임하는 것으로 정해 놓았을 경우 주주총회에서 선임합니다), 상호변경이나 목적변경, 회사가 발행할 주식총수, 주식매수선택권 정관규정을 변경할 때 주총에서 그 결의를 하며, 등기를 합니다.
재무제표승인이나 임원의 보수한도를 변경하는 경우에는 등기사항이 없으므로 주주총회의사록을 공증하지 않습니다. 주식매수선택권을 부야할 때에도 등기하지 않으므로, 공증하지 않습니다.
3. 공증용 위임장은 어떤 내용으로 쓰나요?
공증용 위임장의 핵심 문구와 기재 방식을 견본으로 확인합니다.
아래 위임장을 공증용위임장이라 부릅니다. 이 공증용위임장에 출석주주가 인감을 날인하고, 인감증명서 1부를 첨부해야 합니다. 인감증명서는 공증하는 날 기준으로 3개월 이내의 것이어야 하며, 가급적이면 주총일 기준 최근의 것을 받아 두시는 것이 좋습니다. 공증용 위임장 한장에 여러 주주가 각각 기명날인할 수 있으며, 주주별로 한 장 씩 받을 수 있습니다.
위의 사람을 본인의 대리인으로 정하여 공증인가 법무법인 00주 에서 다음 사서증서 의 인증 을 촉탁하는 일체 권한을 위임합니다.
1.주식회사 큰새 정기주주총회의사록
성명: (인감도장)
주소 :
수임인 란에는 주주총회 의사록 공증을 받으러 가는 대리인을 기재하고, 위임인 란에는 출석 주주 각각의 성명과 주소를 기재하며 인감도장을 날인합니다.
4. 모든 출석 주주에게 위임장을 받아야 하나요?
그러면 주주총회에 출석한 모든 주주에게 공증용위임장을 받아야 하나요?
그렇지 않습니다. 결의안이 모두 주주총회 보통결의 요건 [ 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수] 에 해당할 경우에는 주주총회 보통결의 요건을 충족하는 주식수를 가진 주주가 공증용위임장에 인감날인을 하고, 인감증명서 1장을 준비하면 됩니다. 한사람이 이 요건을 충족하면 한사람의 것만 있어도 되며, 여러 사람을 합쳐서 이 요건을 충족할 경우 그 사람들의 것 만 받으면 됩니다.
결의안 중 하나라도 주주총회 특별결의 요건 [ 출석한 주주의 의결권의 3분의 2 이상의 수 와 발행주식총수의 3분의 1 이상의 수] 에 해당할 경우에는 그에 충족하는 주식수를 가진 주주가 공증용위임장에 인감날인을 하고, 인감증명서 1장을 준비하면 됩니다.