이메일로 주주총회소집통지서를 보낼 수 있을까요?
주주총회 소집통지서를 이메일로 보내려면 어떻게 해야 하나요?
사전에 각 주주의 동의를 받았다면 주주총회 소집통지서를 이메일로 발송할 수 있습니다.
이메일은 전자문서의 하나이므로 카톡이나 문자로 발송하는 것도 가능합니다.
동의를 받은 주주에게는 전자문서로, 받지 못한 주주에게는 서면으로 보내는 방식을 섞어 쓸 수 있습니다.
동의는 한 번만 받으면 되며, 동의일자와 이메일 주소를 주주명부에 기재해 둡니다.
1. 주주총회 소집통지는 언제, 어떻게 보내야 하나요?
정기주주총회 시즌이 다가왔습니다. 주주총회를 정상적으로 개최하는 중소기업이 늘어나면서 담당자들은 주주총회 준비에 골머리를 아파합니다. 조금 더 경제적이고, 편리한 방법을 찾고 있습니다. 주주총회소집통지서를 우편으로 발송하는 것보다 이메일로 보내는 것이 훨씬 편해 보입니다. 그래서 아주 자주 주주총회소집통지서를 이메일로 보낼 수 있는지 여부에 대해 질의를 합니다. 주주총회소집통지서를 이메일로 보낼 수 있을까요? 염법은 어떻게 답변하는지 알아보겠습니다.
먼저 상법이 소집 통지 방법을 어떻게 정하고 있는지 조문으로 확인합니다.
상법 제363조 제1항(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다.
2. 이메일로 주주총회 소집통지서를 발송해도 되나요?
상법에 따라 사전에 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 주주총회 소집통지서를 발송할 수 있습니다. 이메일도 전자문서의 하나이므로, 주주의 동의를 받았다면 주주총회 소집통지서를 이메일로 발송하는 것도 가능합니다. 이메일뿐만 아니라 카독이나 문자도 전자문서의 하나이므로, 카톡이나 문자로 주주총회 소집통지서를 발송할 수 있는 것입니다. 따라서 주주로부터 동의서를 받을 때 [이메일]이라고 제한하지 말고 [전자문서]로 소집통지서를 발송하는 내용으로 동의서를 받아 두시는 것이 좋습니다.
일부 주주만 동의를 받은 경우에도 절차가 막히지 않습니다.
각 주주의 동의를 받을 수 있으므로, 동의를 받은 주주에게는 전자문서로, 동의를 받지 못한 주주에게는 서면으로 주주총회의 소집통지서를 발송하는 방법도 가능합니다.
3. 소집통지 때마다 동의를 다시 받아야 하나요?
소집통지서를 발송할 때마다 동의를 받아야 하는 것은 아닙니다. 한 번 동의를 받아 놓으면 소집통지를 할 때마다 전자문서로 발송하는 것이 가능합니다. 따라서 주주명부를 관리할 때 동의를 받은 주주는 동의일자와 이메일 주소를 주주명부에 기재해 놓아야 합니다.