흡수합병 이사회의사록 공증여부

1. 공증 여부를 가르는 기준은 무엇인가요

합병 등기를 준비하다 보면 "이사회의사록도 공증(인증)을 받아야 하느냐"는 질문을 자주 받습니다. 결론부터 말씀드리면, 이사회의사록의 공증 여부는 그 이사회 결의가 '합병등기의 원인이 되어 신청서에 첨부되는 의사록인지' 에 달려 있습니다. 통상의 흡수합병과 간이·소규모합병을 나누어 정리해 보겠습니다.

1. 통상의 흡수합병 ― 합병 승인을 주주총회 특별결의로 하므로 주주총회의사록만 공증 대상. 합병계약 승인용 이사회의사록은 공증 불요.
2. 간이합병·소규모합병 ― 주주총회 승인을 이사회 승인으로 갈음하므로, 그 이사회의사록이 합병승인 첨부서면이 되어 공증 필요.

1. 공증 여부를 가르는 기준

1-1. '등기원인 첨부서면인지'가 전부입니다

1-2. 뒤집어 말하면

등기부 변경사항(등기원인)의 원인서면이 아닌 의사록은 ― 그것이 주주총회의사록이든 이사회의사록이든 ― 공증을 받지 않아도 됩니다. 결국 "그 이사회의사록이 합병등기의 첨부서면이 되느냐"만 따지면 답이 나옵니다.

2. 통상의 일반흡수합병에서는 이사회의사록 공증이 필요 없나요

2. 통상의 일반흡수합병 ― 이사회의사록은 공증 불요

2-1. 합병 승인은 주주총회 특별결의

2-2. 합병계약 승인 이사회의사록의 지위

실무상 회사는 합병계약 체결에 앞서 이사회 결의를 거칩니다. 그러나 이 이사회의사록은 그 자체로 등기원인 첨부서면이 아니므로 공증 대상이 아닙니다. 즉 '통상의 흡수합병에서 이사회의사록을 공증해야 하느냐'는 질문의 답은 ― 아니오, 공증 대상은 주주총회의사록입니다.

3. 간이합병·소규모합병에서는 이사회의사록이 왜 공증 대상이 되나요

3. 간이합병·소규모합병 ― 주주총회 갈음 이사회의사록은 공증 필요

소멸회사의 총주주 동의가 있거나, 발행주식총수의 90% 이상을 존속회사가 소유한 경우, 소멸회사의 주주총회 승인을 이사회 승인으로 갈음할 수 있습니다.

존속회사가 합병으로 발행하는 신주 및 이전하는 자기주식의 총수가 발행주식총수의 10%를 초과하지 않는 경우, 존속회사의 주주총회 승인을 이사회 승인으로 갈음할 수 있습니다.

3-3. 소규모합병과 간이합병의 경우 이사회의사록이 곧 '합병승인 서면'

간이·소규모합병에서는 이사회의사록이 주주총회의사록을 '대체'하여 합병을 승인하는 등기원인 첨부서면이 됩니다. 따라서 이 이사회의사록은 공증(인증)을 받아야 합니다. 정리하면, '합병을 승인하는 등기원인 결의를 담은 이사회의사록이면 공증, 단순 계약 승인용 이사회의사록이면 불요'입니다.

4. 관련 법령 규정을 함께 두고 확인하려면

관련 조문은 앞의 각 절에 그 논점 자리에 따라 붙여 두었습니다.

4. 관련법률규정

4-1. 관련 공증인법 규정