이사회 의사록에 기명날인 또는 서명할 자

1. 이사회 의사록에 기명날인 또는 서명할 자는 누구인가

이사회 의사록의 날인 주체는 조문 한 줄로 정리되지만 실무를 할 때 누가 이사회 의사록에 날인할 것인지 정하는 것이 쉽지 않을 때 가 있습니다. 그 이사회에서 방금 선임된 대표이사는 어떻게 되는지, 안건에 반대한 이사도 날인해야 하는지, 특별이해관계로 의결에서 빠진 이사는 어떤지, 감사가 이사회에 출석하지 아니했다면 어떻게 해야 하는지 등 상황별로 나누어 정리합니다.

2. '출석한 이사'의 범위는 어떻게 정하나

기준은 주주총회와 같습니다. 그 이사회가 개최되고 있는 동안 이사로서의 자격이 있는 사람 중 회의에 출석한 사람 전원 입니다. 이사가 아닌 사람은 회의에 배석하였더라도 날인 주체가 아니고(참관한 주주, 실무 담당 임직원, 대리인 등), 이사이지만 출석하지 않았다면 날인 주체가 아닙니다.

1. 주식회사 주주총회의 의사록에는 의장과 출석한 이사(또는 청산인)가 각 기명날인을 하여야 하는바, 여기서의 출석한 이사는 당해 주주총회가 개최되고 있는 동안 이사로서의 자격이 있는 자 중 주주총회에 출석한 자 전원을 말한다. 따라서 주주총회에서 이사 개선의 결의가 있을 경우 전임이사 및 후임이사중 누가 기명날인을 하는가 하는 것은 그 주주총회가 개최될 당시 누가 이사의 자격이 있는가 하는 문제로서 경우에 따라 다를 것이나, 다만 주주총회가 개최되고 있는 동안 전임이사의 임기가 종료되고 후임이사가 취임승낙을 하여 임기가 개시되었다면 전임이사와 후임이사 모두가 기명날인을 하여야 할 것이며, 후임이사의 임기가 주주총회 종결 이후부터 개시되었다면 그 자는 아직 이사의 자격이 없어 기명날인을 할 수 없을 것이다.

그러나 형식적 심사권 밖에 없는 등기공무원으로서는 주주총회 당시 전임이사가 출석을 하였는가 하는 것은 주주총회의 의사록에 의하여 판단할 수밖에 없는 것이며, 따라서 그 의사록에 전임이사가 출석하였다는 취지가 기재되어 있지 않은 한, 전임이사의 기명날인이 없는 의사록을 첨부하여 등기를 신청한 경우에도 이를 수리할 수밖에 없다.

2. 대표이사, 이사, 감사 등이 선임되었을 때 등기하여야 효력이 발생하는 것은 아니며 다만 그 선임등기는 제3자에게 대항하기 위한 요건이다. (1994. 4. 1. 등기 3402-305 질의회답)

2.1 그 이사회에서 선임된 대표이사도 날인하나

다만 정기주주총회 직후 곧바로 이사회를 열어 대표이사를 선임하는 사건에서는, 주주총회에서 새로 선임된 이사가 취임을 승낙하여 임기가 개시된 후에 이사회가 열렸는지를 반드시 확인해야 합니다. 신임 이사의 임기가 개시되지 않은 상태에서 그를 포함해 이사회를 구성했다면 결의 자체의 성립이 문제됩니다.

2.2 권리의무행사중인 이사·일시이사·직무대행자는 어떻게 되나

권리의무행사중인 이사 — 임기만료 또는 사임으로 물러났더라도 법률·정관에 정한 원수를 결하여 상법 제386조 제1항에 따라 이사로서의 권리의무를 가지는 상태라면, 그 이사회에 출석한 이상 날인 주체입니다.

일시이사 — 법원이 상법 제386조 제2항에 따라 선임한 일시이사도 이사의 권한을 가지므로, 출석하였다면 날인합니다.

2.3 안건에 반대한 이사도 날인해야 하나

반대는 날인을 거부할 사유가 되지 않습니다. 오히려 상법 제391조의3 제2항은 반대하는 자와 그 반대이유를 의사록에 적도록 하고 있으므로, 반대한 이사는 자신의 반대의사와 이유가 정확히 기재되었는지를 확인하고 날인하는 것이 본인에게도 유리합니다. 이사회 결의에 찬성한 이사는 손해배상책임을 지고(상법 제399조 제2항), 의사록에 이의를 한 기재가 없는 이사는 찬성한 것으로 추정되기 때문입니다(같은 조 제3항).

"반대는 하지만 의사록에는 이름을 올리기 싫다"는 요청을 받는 경우가 있습니다. 이는 본인에게 가장 불리한 선택입니다. 반대이유를 정확히 적고 날인하는 것이 좋습니다.

2.4 특별이해관계로 의결에서 빠진 이사는 날인해야 하나

문제는 정족수 산정에서 빠진 이사가 '출석한 이사'로서 의사록에 날인해야 하는가입니다. 의결권 배제와 회의 출석은 별개의 문제이므로, 실제로 그 자리에 있었다면 날인 주체로 보는 것이 실무의 일반적인 예입니다. 실무에서는 그 이사의 날인을 받으면서 의사록에 "이사 ○○○은 본 안건에 관하여 특별한 이해관계가 있으므로 의결에 참가하지 아니하였다"는 취지를 명확히 기재합니다. 그렇게 하면 정족수 계산의 적법성도 함께 드러납니다.

3. 감사는 어떻게 하나

감사는 이사회에 출석하여 의견을 진술할 수 있으나 의결권은 없습니다. 그럼에도 상법은 감사를 이사회 의사록의 날인 주체로 규정하고 있는데, 이는 감사가 이사의 직무집행을 감시하는 지위에서 회의 내용을 확인한다는 취지입니다. 따라서 실제로 출석한 감사만 날인하며, 출석하지 않은 감사의 날인은 필요하지 않습니다.

1. 감사 불출석 — 의사록에 "감사 은 불출석하였다"는 취지를 기재하고 감사의 날인 없이 작성합니다. 아무 기재 없이 감사란만 비워 두면 등기소에서 누락으로 보아 보정을 명할 수 있으므로, 불출석 사실을 적는 것이 실무상 핵심입니다.
2. 감사 미선임 — 자본금 총액 10억원 미만 회사가 상법 제409조 제4항에 따라 감사를 두지 않은 경우에는 애초에 감사의 날인이 있을 수 없습니다. 등기부상 감사가 없다는 점이 확인되므로 별도 기재 없이도 무방하나, 실무상 참석자란에 감사 항목 자체를 두지 않는 방식으로 정리합니다.
3. 감사위원회 설치회사 — 감사위원회(상법 제415조의2)를 둔 회사에는 감사가 없습니다. 감사위원은 이사의 지위를 겸하므로, 이사회에 출석한 감사위원은 '감사'가 아니라 '출석한 이사'로서 날인합니다.
4. 상근·비상근 구분 없음 — 감사가 상근인지 비상근인지는 날인 주체 판단과 무관합니다. 출석 여부만이 기준입니다.

4. 원격통신수단으로 참석한 이사도 날인하나

정관에서 달리 정하지 않는 한, 이사는 회의 장소에 나오지 않고 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단으로 결의에 참가할 수 있고, 이 경우 그 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 봅니다. 따라서 원격 참석 이사도 '출석한 이사'로서 동일하게 날인 주체가 됩니다. 참석 방법이 다를 뿐 날인 의무는 달라지지 않습니다.

② 정관에서 달리 정하는 경우를 제외하고 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 아니하고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다. 이 경우 당해 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 본다.

염법이 이사회에 참석하는 사건에서는 이사회가 종료되면 곧바로 의사록을 작성하고, 원격으로 참석한 이사를 포함하여 전체에 회람한 후 날인합니다. 원격 참석 이사에 대해서는 회사가 보관하고 있는 도장으로 날인해도 좋은지 여부를 먼저 묻고, 허락을 얻은 후에 날인합니다.

본인의 명시적 승낙 없이 회사 보관 인장을 사용하는 것은 사문서위조 문제로 직결됩니다. 승낙은 반드시 문자·메일 등 기록이 남는 방법으로 받아 사두시기 바랍니다.

의사록에는

① 원격통신수단에 의한 참석이 있었다는 사실,

② 그 방법(전화회의·화상회의 등),

③ 모든 이사가 음성을 동시에 송수신할 수 있었다는 점이 드러나도록 기재하는 것을 권합니다. 염법의 경우 이사회를 참관한 후 의사록을 작성할 때에는 원격통신수단으로 참석한 이사가 누구 누구가 있었다는 사실을 의사록에 기재하고 있습니다.

5. 기명날인 또는 서명을 거부하거나 할 수 없는 사람이 있으면 어떻게 하나

의장 또는 이사·감사가 기명날인 또는 서명을 거부하는 경우에는, 의장이나 그 밖의 이사(감사)가 그러한 사실을 확인한 뜻을 의사록에 기재 합니다. 결의 자체가 적법하게 성립한 이상 일부 날인이 빠졌다는 이유만으로 결의가 무효가 되는 것은 아니며, 그 사정이 기재된 의사록은 유효한 의사록으로 취급하는 것이 공증·등기 실무의 확립된 처리입니다.

"이사 ○○○은 제 호 의안에 대해 반대하였고, 그 이유로 본 의사록에 대한 기명날인 및 서명을 거부하였으므로, 의장 및 출석 이사·감사 전원이 위 사실을 확인하고 아래와 같이 기명날인한다."

거부의 사유까지 적을 필요는 없으나, 분쟁이 예상되는 사건에서는 거부 의사가 표시된 일시·방법을 함께 적어 두는 편이 안전합니다.

출석한 이사(감사) 중 신병이나 해외출장 등으로 기명날인 또는 서명을 할 수 없는 사람이 있는 때에는, 그 사정을 의사록에 기재하는 것에 더하여 등기신청 시 사망 그 밖에 불가피한 사유가 있음을 증명하는 서면을 제출하여야 합니다.

1. 사망 — 기본증명서, 가족관계증명서, 사망진단서 등
2. 질병·입원 — 진단서, 입원확인서 등
3. 해외 체류 — 출입국사실증명, 재외국민등록부 등본 등

것으로 처리되지만, 불능은 여기에 더하여 증명서면 제출이 필요합니다. "연락이 되지 않는다", "날인을 미루고 있다"는 사정은 위 증명서면으로 소명되지 않으므로, 실무에서는 이를 거부로 정리하여 확인 문구를 기재하는 방식이 안전합니다.

6. 상황별 날인 정리표

마지막으로 지금까지 정리한 내용을 상황별로 한눈에 확인할 수 있도록 표로 정리합니다.

1. 상황
2. 날인 필요
3. 처리 방법
4. 출석한 이사(의장 포함)
5. 필요
6. 전원 기명날인 또는 서명
7. 출석한 감사
8. 필요
9. 이사와 동일하게 날인
10. 불출석한 감사
11. 불요
12. “감사 불출석” 취지 기재
13. 감사 미선임(자본금 10억 미만)
14. 불요
15. 감사 항목 자체를 두지 않음
16. 감사위원회 설치회사의 감사위원
17. 필요
18. ‘출석한 이사’로서 날인
19. 그 이사회에서 선임된 대표이사
20. 필요
21. 이미 이사이므로 출석 이사로서 날인
22. 안건에 반대한 이사
23. 필요
24. 반대이유 기재 + 날인
25. 특별이해관계 있는 이사
26. 받는 것이 안전
27. 의결 불참 취지 기재 후 날인
28. 원격통신수단 참석 이사
29. 필요
30. 참석 방법 기재 + 회람 후 날인
31. 권리의무행사중인 이사(제386조①)·일시이사
32. 필요
33. 출석하였다면 날인
34. 직무집행이 정지된 이사
35. 불요
36. 직무대행자가 날인
37. 날인을 거부하는 자
38. —
39. 확인 취지 기재 후 나머지 날인
40. 날인할 수 없는 자
41. —
42. 사정 기재 + 증명서면 제출

7. 함께 확인할 사항

청산 중인 회사에서는 이사에 갈음하여 청산인이 날인 주체가 됩니다.

법인등기 신청서에 첨부하는 의사록은 원칙적으로 공증인의 인증을 받아야 합니다. 의사록은 날인 주체가 모두 기명날인 또는 서명을 마쳐야 비로소 완성되므로, 날인이 진행 중인 문서는 인증 대상이 되지 않습니다.

1. 기명 + 날인 — 성명의 기재와 날인이 함께 있어야 합니다. 도장만 찍고 성명 기재가 없거나, 성명만 있고 날인이 없는 상태는 요건 미충족입니다. '서명'으로 갈음하는 경우에는 자필 서명이어야 합니다.
2. 날인 누락의 효과 — 날인 주체 중 일부의 기명날인 또는 서명이 누락되면, 공증인의 인증을 받았더라도 등기신청서의 첨부서면으로 인정되지 않고 보정 대상이 됩니다. 앞의 '거부·불능' 처리를 거치지 않은 단순 누락은 보정으로 해결해야 합니다.
3. 이사회는 서면결의 불가 — 주주총회와 달리 이사회에는 서면결의 제도가 없습니다. 실제 회의(원격통신 포함) 없이 서면만 돌려 받은 '결의'는 무효이므로, 그 의사록에 전원 날인이 되어 있더라도 하자가 치유되지 않습니다.