주주총회의사록에 간인을 해야 하나?
주주총회의사록에 간인은 언제 해 둘 필요가 있나요?
상법상 주주총회의사록에는 의장과 출석한 이사의 기명날인 또는 서명이면 족하고 간인 의무는 없습니다.
다만 의사록이 여러 장일 때는 동일성 논란을 막기 위해 간인이나 천공을 해 두는 것이 좋고, 결의사항에 등기할 사항이 있어 공증을 받을 때는 공증인이 간인을 요구하는 경우가 많습니다.
서명으로 기명날인에 갈음할 때는 의사록을 반으로 접어 두 장에 겹치게 서명합니다.
1. 주주총회의사록에 법률상 간인 의무가 있나요?
회사가 주주총회를 한 후 주주총회의사록을 작성했습니다. 주주총회의사록에 의장과 출석한 이사가 기명날인을 할 경우에 반드시 간인을 해야 하는지요? 만약 서명을 할 경우라면 간인에 갈음하는 서명도 해야 하는지요?
이미 지적해 주신 바와 같이 상법 373조 2항에 따라 '의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하여야'합니다.
기명날인할 경우에 법률상으로는 의사록에 간인을 할 의무가 없습니다. 주주총회의사록 말미에 의장과 출석한 이사가 기명날인하면 됩니다. 그런데 의사록이 여러 장일 경우에 주주총회 의사록이 한 세트로 완성되기 위하여 여러 방법을 사용하고 있는데요. 간인을 하거나, 천공을 하는 것도 그 중 하나의 방법입니다.
2. 의사록이 여러 장일 때는 간인이나 천공을 해야 하나요?
주주총회 결의사항에 등기할 사항이 없을 때에는 간인이나 천공을 하지 않더라도 그 지위에 문제가 없다면 회사가 그대로 보관해 두어도 문제가 없지만, 의사록이 여러 장일 때 의사록의 동일성 논란을 차단하기 위하여 간인이나 천공을 해 두는 것이 좋습니다.
3. 등기할 사항이 있는 결의라면 의사록 공증 시 간인이 필요한가요?
주주총회 결의사항에 등기할 사항이 있을 때에는 해당 의사록을 공증받아서 등기신청서에 첨부합니다. 공증을 받을 때 대부분의 공증인들이 주주총회의사록이 여러 장일 때에는 의장 및 출석한 이사가 간인을 해 줄 것을 요구하므로, 간인을 해 둘 필요가 있습니다.
의장과 출석한 이사가 주주총회의사록에 간인을 하지 않았다 하더라도, 의사록을 공증하는 공증인이 의사록에 간인을 합니다. 공증인만 간인한 주주총회의사록을 등기신청서에 첨부하여 등기를 신청하더라도, 해당 의사록에 의장과 출석한 이사가 간인을 하지 아니하였다는 이유로 등기가 각하되지는 않습니다.
상업등기법 제26조(신청의 각하)등기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에만 이유를 적은 결정으로 신청을 각하하여야 한다.
4. 서명으로 기명날인에 갈음할 때 간인은 어떻게 하나요?
의장과 출석한 이사가 날인을 하지 않고 의사록에 서명을 할 수 있습니다. 의사록에 서명을 할 때에는 의사록을 반으로 접고 두 장에 겹치게 서명을 하고 있습니다.