임시주주총회를 개최할 때 회사 실무자가 check 해야 할 사항

1. 안건이 주주총회 의안이 될 수 있나요

회의 목적사항(안건)이 주주총회 의안이 될 수 있는지 여부에 대한 확인 법률이나 정관으로 주주총회 회의 목적사항으로 정한 것에 한하여 주주총회의 의안 이 될 수 있습니다. 법률이나 정관으로 주주총회의 회의 목적사항으로 정하지 아니한 것을 주주총회의 의안으로 정하고 결의를 마쳤다 하더라도, 그 효력이 발생할 수 없습니다. 따라서 법률이나 정관으로 주주총회의 목적사항으로 정한 이외의 사항을 의안으로 하고자 할 때에는 주주총회 보다는 주주간단회를 개최하는 것이 바람직합니다. 그럼에도 불구하고 주주총회의 의안으로 하라는 강력한 지시를 받았을 때에는 어쩔 수 없겠지요.

2. 개최 일시와 장소는 적법한가요

주주총회 개최 일시에 대한 확인 공휴일에 주주총회를 개최하거나, 너무 이른 새벽이나 한 밤중에 주주총회를 개최 할 경우 특별한 사정이 없는 한 주주들이 주주총회에 참석하는 것을 방해하기 위한 것으로 보아 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다.

주주총회 개최장소에 대한 확인 상법에 따르면 회사의 본점이나 인접지 또는 정관에서 정한 장소에서 주주총회를 개최 할 수 있습니다. 예를 들어 대전에 본점을 두고 있는 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓았는지 미리 확인해 보아야 합니다. 정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓지 않았음에도 불구하고 대전에 본점을 둔 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다.

3. 누가 주주총회 소집을 결정하나요

주주총회 소집 결정권자에 대한 확인 이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되는 경우에는 이사회의 결의로 주주총회소집을 결정 합니다. 이사의 수가 1인일 경우에는 그 이사 가, 이사의 수가 2인이면서 대표이사가 있을 때에는 대표이사가 주주총회 소집을 결정합니다.

4. 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정해야 하나요

주주명부 폐쇄나 기준일을 설정해야 하는지 여부에 대한 확인 상장회사가 임시주주총회를 개최하려면 약 45일 정도가 소요됩니다. 상장회사라면 주주총회소집절차 및 기간에 대해 명의개서대리인과 조율하여 정하면 됩니다. 비상장회사이고, 명의개서대리인을 선임하지 아니한 경우라면 주주총회에서 권리를 행사할 주주를 확정하기 위해 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 것인지 여부를 정해야 합니다. 주주의 수가 많지 않고, 주식을 양도할 주주가 없다고 판단되면 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 필요가 없습니다. 따라서 이와 관련한 공고도 할 필요가 없습니다. 그러나 주주의 수가 많고, 주식거래가 빈번할 경우에는 비상장 회사라 하더라도 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 필요가 있습니다. 실무에서는 이 둘을 다 하는 것이 일반적입니다.

상장·비상장, 명의개서대화인 선임 여부에 따라 이 절차의 필요가 갈립니다.

5. 소집통지는 언제까지 보내야 하나요

주주총회 소집통지 기간에 대한 확인 자본금 10억원 이상인 경우에는 주주총회일 2주전에 주주총회 소집통지를 해야 합니다. 자본금 10억원 미만인 회사는 주주총회일 10일전에 주주총회소집통지를 할 수 있는 데, 정관에 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 하도록 정해 놓았다면 자본금 10억원 미만인 회사라 하더라도 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 해야 합니다.

6. 소집통지는 누구에게 어떻게 하나요

주주총회 소집통지 대상에 대한 확인 무의결권주를 발행한 회사의 경우에는 원칙적으로 무의결권 주주에게는 주주총회 소집통지를 하지 않습니다. 그러나 회사 분할이나 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 이들에게도 주주총회소집통지를 해야 하므로, 안건에 따라 무의결권주에게 소집통지를 할 것인지 여부를 미리 확인해 보아야 합니다. 그리고 무의결권주라 하더라도 발행 내용할 때 의결권이 부활하는 조건을 정해 놓고, 이 조건이 성립되어 의결권이 부활된 경우에는 주주총회소집통지를 해야 합니다. 일부의 주주에게 소집통지를 생략할 경우 적법한 주주총회 소집통지가 되지 아니할 수 있으므로 사전에 면밀한 검토를 할 필요가 있습니다.

주주총회 소집통지 방법에 대한 확인 주주총회 소집통지는 서면으로 합니다. 그러나 각 주주의 사전동의를 받아 주주총회 소집통지를 전자문서로 할 수 있습니다. 상장회사라면 상장회사 특례규정에 따라 DART 등에 공시를 하는 방법으로 1% 미만의 주식을 가지고 있는 주주들에게는 주주총회소집통지를 하지 아니할 수 있습니다. 사전에 어떤 방법으로 주주총회소집통지를 할 것인지 미리 확인해 보아야 합니다. 특히 비상장회사임에도 불구하고, 주주에게 소집통지를 하지 아니하고, 공고를 하는 경우도 있는데, 공고는 불필요한 절차일 뿐만 아니라, 공고만 하는 경우에는 법이 인정한 주주총회소집절차가 아닙니다.

7. 소집통지서에는 무엇을 기재하나요

주주총회 소집통지서의 작성 주주총회소집통지서에는 주주총회 일시와 장소 및 목적사항을 기재합니다. 감자나 합병/분할이나 분할 합병 등을 할 때에는 그에 관한 요령도 기재해야 하며, 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 그에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재해야 합니다. 주주총회 소집통지서외에 위임장과 참석장 등을 별첨하므로, 별첨해야 할 서류 목록도 확인해 보아야 합니다. 주주총회 의사록 공증을 위해 주주가 인감도장과 인감증명서를 지참하여 주주총회에 출석할 필요가 있을 경우에는 이에 대해서도 주주총회소집통지서에 기재합니다.

통지서 발송은 주주명부에 기재된 주소 기준으로 하되, 발송 제외 주주와 전자 발송 방식도 확인해야 합니다.

주주명부에 기재된 주주의 주소로 주주총회소집통지서를 발송합니다. 3년 연속 주주총회소집통지서를 수령하지 아니한 주주가 있을 경우 주주총회소집통지서를 발송하지 아니할 수 있습니다. 전자문서로 발송할 때에는 사전에 주주로부터 제공받은 이메일 주소로 발송할 수 있습니다. 물론 사전에 특정 수단으로 주주총회소집통지서를 발송하는 것을 합의하지 않았다면 문자나 카톡 등을 사용하여 주주총회소집통지서를 발송할 수도 있습니다.

8. 총회 당일 준비는 무엇인가요

주주총회 시나리오 작성 감사가 감사보고를 할 것인지 여부, 정관상 의장이 누구인지, 의장이 주주총회에 참석하지 아니할 경우에는 누가 임시의장이 되는지 등을 미리 확인한 후 주주총회 시나리오를 작성합니다. 주주총회에서 발언을 할 자를 미리 정해 놓거나, 질서를 훼손하는 자에 대한 처리 방침 등을 미리 정해 놓습니다.

주주총회 의안 설명서 등 참석주주에게 제공할 서류 등 준비 주주총회 의안 설명서 등 참석주주에게 제공할 서류 등을 준비합니다.

경영권 분쟁이 있어서 이사 해임 등을 할 필요가 있을 때에는 공증인이 주주총회에 출석하여 출석공증을 하므로, 사전에 공증인이 회의에 출석할 필요가 있는지를 확인합니다. 공증인이 주주총회 현장에 출석할 필요가 있을 때에는 적어도 1주일 전에 미리 공증인을 정해 놓아야 합니다.

주주총회 현장 준비물에 대한 확인 사회가 필요할 경우 누가 사회를 볼 것인지, 배석이 필요한 임직원이 있을 경우 누가 주주총회장에 배석을 할 것인지, 음향설비나 안내 등을 사전에 확인합니다. 녹음이나 녹화가 필요할 경우 이를 준비합니다.

의결권 있는 주식수와 결의요건에 대한 확인 자기주식이나 상호주는 의결권이 없습니다. 의결권이 있는 주식을 미리 확인하고, 안건별로 결의요건(보통결의요건/특별결의 요건/총주주의 동의)을 미리 확인합니다.

9. 총회 뒤에는 무엇을 마무리해야 하나요

주주총회의사록 작성 주주총회의사록을 작성하고, 주주총회 의사록에 기명날인 또는 서명할 자를 확정하여, 작성한 의사록에 기명날인 또는 서명을 받습니다.

예를 들어 이사를 선임하는 안건을 가결한 경우 이사위임에 따른 등기를 하게 되므로 이에 대한 서류 등을 준비합니다.