주주가 주총소집통지서 수령을 받지 못했을 때 어떻게 해야하나요?
주주가 주총소집통지서를 받지 못했다고 하면 회사 쪽은 어떻게 되나요?
회사가 주주명부에 기재된 주주의 주소로 주주총회소집통지서를 발송했다면 발송한 시점에 통지 의무를 다한 것이라 다시 보낼 필요가 없습니다.
주주총회소집통지는 도달이 아니라 발송으로 효력이 생기는 발송주의를 따르기 때문에 주주가 실제로 받았는지는 문제가 되지 않습니다.
다만 통지가 주주명부상 주소에 계속 3년간 도달하지 않았다면 해당 주주에게 소집 통지를 하지 않을 수 있고, 회사가 신주소를 알고 있는 경우 분쟁 예방을 위해 구주소와 신주소 양쪽에 발송하는 것이 권장됩니다.
1. 주주총회 소집 통지는 언제, 어디로 보내야 하나요
임시주주총회를 개최하려고, 각 주주에게 서면으로 주주총회소집통지서를 발송했습니다. 일부 주주가 이사 등의 이유로 주주총회소집통지서를 수령하지 아니하였는데, 회사가 어떻게 해야 하는지요?
주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전(자본금 10억원 미만인 회사는 정관에 다른 정함이 없는 경우 10일 전)에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 합니다. 주주의 주소는 주주명부의 기재사항이며, 주주의 주소가 변경되었을 때에는 주주가 회사에 이를 통지해 주어야 합니다.
상법 제363조 제1항(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다.
2. 주주가 받지 못했어도 재발송 의무가 있나요
통지 의무를 다했는지는 주주의 수령 사실이 아니라 발송 사실로 판단합니다.
회사는 주주명부에 기재된 주주의 주소로 주주총회소집통지서를 발송합니다. 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있습니다.
사례의 경우 주주가 이사를 갔음에도 불구하고, 회사에 신 주소지를 알려 주지 아니하여, 회사가 주주명부에 기재된 주주의 주소로 주총소집통지서를 발송한 경우라면 회사가 새로운 주소를 확인해서 다시 주총소집통지서를 발송할 의무가 없습니다. 회사는 주주명부상 주주의 주소로 주총소집통지서를 발송하면, 발송과 동시에 그 의무를 다한 것입니다. 주주가 이를 수령했는지 여부는 관계가 없습니다. 발송했을 때 그 효력이 발생하는 것으로 발송주의, 도달했을 때 그 효력이 발생하는 것을 도달주의라 하는데, 주주총회소집통지는 발송주의를 취하기 때문입니다.
사례를 달리해서 주주가 해당 주소지에 주소를 두고 있으나, 일시 출타하여 우편이 반송되었다 하더라도, 회사가 이를 재발신 할 의무가 없습니다. 마찬가지이지요. 발송주의이기 때문입니다. 어떤 사유로 도달하지 못했는지 여부는 문제가 되지 않습니다.
3. 회사가 주주의 신주소를 알고 있다면 어디로 보내야 하나요
이런 경우가 문제인데요. 회사의 주주명부에 구주소로 기재되어 있고, 주주가 회사에 신주소지를 알려주지 아니하였으나, 어떤 사유로 회사가 주주의 신주소지를 알고 있는 경우입니다. 고객으로부터 여러번 질문을 받았던 사항입니다. 개인적으로는 주주명부상의 주소지로 주주총회소집통지서를 발송하는 것이 원칙이나, 주주와의 분쟁이 예상될 경우 주주명부상의 주소지와 회사가 알고 있는 신주소지 양쪽에 주주총회소집통지서를 발송하는 것을 권해 드리고 있습니다.