주주총회 위임장을 사본으로 제출해도 되는지요?

1. 주주총회 직전에 걸려온 전화 — 위임장 사본으로도 되는지

2023년도 주주총회 시즌이었습니다. 비상장 회사였지만, 자본금이 100억원을 넘는 회사였습니다. 주주는 20명 정도였고, 기관투자자들도 있었습니다. 경영권 분쟁이 붙었습니다. 주주총회가 10시에 예정되어 있었는데, 9시 30분 쯤 담당자가 전화로 질문을 합니다. 반대편 주주가 외국에 있는데, 급한 사정이 생겨서 입국을 하지 못했답니다. 주주총회 전날 입국할 예정이었던 모양입니다. 주주가 입국하여 주주총회에 참석할 생각이었으므로, 대리인을 지정해서 위임장을 보내지 않았습니다.

그래서 회사 담당자가 염춘필 법무사에게 급박한 목소리로 전화를 합니다. 사정이 있어 외국에 있는 주주가 위임장 사본을 보냈습니다. 위임장을 사본으로 제출해도 되는지요?

이미 검토했던 부분이므로 신속하게 자료를 정리해서 보내드렸습니다.

2. 상법은 위임장 «원본»과 사본에 대해 무엇이라 하나요

대리권을 증명하는 서면(위임장)과 관련한 상법규정

현행 상법 제368조 제2항은 대리권을 증명하는 서면 «또는 전자문서»를 제출하도록 정하고 있습니다(2014. 5. 20. 개정으로 전자문서가 추가되었습니다).

위 상법조항에는 대리권을 증명하는 서면(위임장)을 제출하도록 정해 놓았고, 원본과 사본에 대해서는 언급하지 않았습니다. 그러므로 원본을 제출하는 것이 원칙인 것으로 추론할 수 있습니다. 사본을 제출하는 것은 특이한 일이므로 만약 사본을 제출하는 것을 허용할 경우 상법에 이를 명시했을 것입니다.

3. 대법원은 사본 제출을 어떻게 보나요

그래서 대법원 판례를 조사합니다. 이와 관련한 대법원 판례는 아래와 같습니다.

대리권을 증명하는 서면 사본 제출과 관련한 대법원 판례

대법원 판례

대법원 1995. 02. 28. 선고 94다34579 — 신주발행무효 · 판례 원문 보기

나. 회사의 주주는 갑과 그 회사의 대표이사들인 을, 병의 3인뿐이었고, 을·병은 갑이 그 소유주식 일부를 정과 무에게 명의신탁하여 그들이 갑의 단순한 명의수탁자에 불과하다는 사실을 잘 알면서 오랜 기간 동안 회사를 공동으로 경영하여 왔는데, 갑이 주주총회 개최 사실을 통보받고 미리 의결권을 변호사로 하여금 대리행사하게 하겠다는 의사를 주주총회 개최 전에 회사에 통보까지 하였고 그 변호사가 주주총회에 참석하여 갑의 위임장 원본을 제출하였다면, 비록 그 변호사가 지참한 정·무의 위임장 및 인감증명서가 모두 사본이라 하더라도 갑이 그 소유주식 전부에 대한 의결권을 그 변호사에게 위임하였다는 사실은 충분히 증명되었다고 할 것이어서, 회사의 대표이사들은 그 변호사의 의결권 대리행사를 제한하여서는 안된다고 한 사례.

(출처: 대법원 1995. 2. 28. 선고 94다34579 판결 [신주발행무효] > 종합법률정보 판례)

4. 이 사안에서 사본 제출 대리인은 의결권을 행사할 수 있나요

대리권을 증명하는 서면인 주주총회 참석 위임장은 특별한 사정이 없는 한 원본이어야 합니다. 사례의 경우 외국에 있던 주주가 회사에 사전에 의결권을 대리하겠다는 의사를 통지한 사실이 없으므로, 위임장 사본을 제출할 경우에는 그 대리인은 의결권을 행사할 수 없습니다.